Офис-менеджер

Офис-менеджер — специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда — руководителю отдела по персоналу.

Основные обязанности

  • курирование работы всего офиса;
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителлей, технических работников и т.д.);
  • ведение деловой корреспонденции;
  • распределение звонков;
  • встреча посетителей;
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  • подготовка накладных, счет-фактур;
  • списание материалов;
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  • ведение офисных расходов, документооборота оплат;
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  • анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
  • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
  • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно — строительных и страховых;
  • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных российских компаний;
  • обязанности переводчика — такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.

Основные требования к кандидату

Личные качества:

  • умение управлять собой, личная организованность;
  • общительность и доброжелательность, умение вести деловые переговоры;
  • высокая культура общения, делового этикета;
  • организаторские способности;
  • правильная, грамотная речь как устная так и письменная;
  • спокойное отношение к критике в свой адрес, стрессоустойчивость, способность справляться с собственными эмоциями, толерантность;
  • способность к длительной концентрации внимания;
  • развитое вербальное (словесное) мышление и вербальная память;
  • организованность, аккуратность;
  • склонность к работе с информацией;
  • способность анализировать и систематизировать большое количество информации;
  • усидчивость, способность к длительному выполнению однообразной работы без снижения качества;
  • тщательное выполнение формализованных требований;
  • хорошие устойчивость и распределение внимания.

Медицинские противопоказания:

Работа офис-менеджера не рекомендуется людям с заболеваниями:

  • полная потеря слуха — слух полностью отсутствует или имеется остаточный слух, на базе которого невозможно самостоятельное формирование речи;
  • значительное снижение слуха с тяжелым недоразвитием речи;
  • травматические повреждения головного мозга;
  • тяжелые заболевания опорно-двигательной системы с поражением функций верхних конечностей, с деформацией рук;
  • стойкие нарушения речи и артикуляционного аппарата;
  • психические и нервные заболевания (тяжелая и среднетяжелая форма полиомиелита);
  • нарушение координации движений кистей и пальцев рук, тремор рук;
  • психические расстройства и расстройства поведения (со средними и тяжелыми стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями);
  • умственная отсталость;
  • эпилепсия;
  • серьезные нарушения зрения.

Должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
  • положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
  • функции и задачи подразделений Компании;
  • функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
  • свои функциональные обязанности и права;
  • правила эксплуатации вычислительной техники.

Квалификационные требования

На должность Офис-менеджера назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.